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第四军医大学科学研究原始记录管理实施细则

时间:2015-12-29    作者:    发布单位:科研学术处    发布范围:公开    阅读:

第一章  总则

第一条 为进一步规范学校科研过程管理,确保科研工作质量,有效地保护和利用科学研究数据和资源,倡导和确立严谨求实的科研作风,特制定《第四军医大学科学研究原始记录管理实施细则》(以下简称“《细则》”)。

第二条 科学研究原始记录,是指科技人员在进行科学研究过程中,运用实验、观察、调查或资料分析等手段,直接记录或统计形成的关于实验计划、步骤、结果、分析的各种数据、文字、图表、图片、照片、声像等原始资料。

第三条 科学研究原始记录是进行科学实验过程中对所获得的原始资料的直接记录,是科学研究论文和成果的发源地,是科研质量管理体系和科技档案管理的重要组成部分,更是证明和回溯该课题研究不同阶段进展的重要基础性和法理性文件。

第四条 科学研究原始记录应能反映实验中最真实、最原始的情况。必须做到及时、真实、准确、完整,防止漏记和随意涂改,严禁伪造和编造数据。

第二章  原始记录的书写规范

第五条 科学研究原始记录必须使用学校统一印制的《第四军医大学科学研究原始记录本》(以下简称“《原始记录本》”)记录。《原始记录本》专供实验或研究资料记录使用,不得记载其它无关事项。

第六条 原始记录应用蓝色或黑色字迹钢笔或签字笔书写,不得使用铅笔或其它易褪色的书写工具书写,做到字体规范,字迹工整、清晰、完整。

第七条 原始记录应使用规范的专业术语,计量单位应采用国际标准计量单位;常用的外文缩写(包括实验试剂的外文缩写)应符合规范,首次出现时必须用中文加以注释;属外文译文的应注明其外文全名称。

第八条 计算机、自动记录仪器打印的图表和数据资料等应按顺序粘贴在记录纸的相应位置上,并在相应处注明实验日期和时间(热敏纸打印的实验记录应复印后粘贴,防止褪色导致数据丢失);不宜粘贴的,可另行整理装订成册并加以编号,同时在记录本相应处注明,以便查对;底片、磁盘文件、声像资料等特殊记录应装在统一制作的资料袋内或储存在统一的存储设备里,编号后另行保存;利用信息技术检索的批量数据,应打印并粘贴在实验记录本上,但须骑缝签字,并应注明目的、检索时间和检索方法。

第九条 原始记录不得随意删除、修改或增减数据。如必须修改,须在修改处划一斜线,不可完全涂黑,保证修改前记录能够辨认,并应由修改人签字或盖章,注明修改时间及理由。

第十条 原始记录档案必须完整、连续,即便是失败或阴性结果,也必须保留,不能仅记录符合主观想象的内容和自认为成功的实验结果。

第十一条 《原始记录本》应当妥善保存,避免水浸、墨污、卷边,保持整洁、完好、无破损、不丢失。写错作废的张页,不得撕毁,不得加页、缺页、错页或挖补,行文中不得空页。

第十二条 委托他人完成的实验,应由被委托人按上述规范提交标准的原始记录,签字确认并承诺对实验结果负责;同步交叉开展的多中心、双盲对照性实验,应由各自完成人分别在不同的实验记录本连续完成记录。

第三章  原始记录的格式要求

第十三条 科学研究原始记录应采用统一的标准格式,原则上必须具备以下全部要素:实验名称、实验日期、实验目的、实验条件、实验方案、实验过程、实验结果与结论、记录签名。具体原始记录纲目,可根据实验自身特点或研究需要,进行适当简化、归并或扩充,但不应缺少以上基本要素。

1、实验名称:写明本次实验的名称或实验编号;

2、实验日期:本次实验的年、月、日,先写开始时间,后补结束时间;

3、实验目的:实验预期要完成的任务和要实现的目的;

4、实验条件:标注实验室的温度、湿度等信息(可并入实验过程)。对环境条件敏感的实验,应记录当天的天气情况和实验的微气候(如光照、通风、洁净度、温度及湿度等);

5、实验方案:首次实验必须记录文献方法(文献详细信息、方法简要说明,必要时附具体实施方法的复印件)、创新方法(详细记录原理、步骤、条件、结果判断、计算等),记录关键的试剂、仪器(配方、购置来源、批号、时间等)。其后重复实验或参照实验时,可记录参照首次实验方案(注明档案编号或参照实验原始记录日期),如有变化仍应参照首次实验记录;

6、实验过程:应详细记录实验过程中的具体操作步骤,观察到的现象,异常现象的处理,产生异常现象的可能原因及影响因素的分析等;

7、实验结果与讨论:记录实验所获得的实验数据及反应现象,在综合实验基础上进行数据分析,记录与课题组、导师、课题负责人等讨论并形成实验结论等情况;

8、记录签名:记录签名应包括记录者(必要时应包括参与实验者)签名、导师或课题负责人审核签名;导师或课题负责人对原始记录审核签名原则上应不少于每两月一次;如系多人共同参与实验,原始记录后应附所有操作人员和校准人员名单。

第十四条 科学研究原始记录数据处理应遵循国际通行规则、行业规范和统计学相关标准要求。

1、测定结果报出的位数,对测定结果的准确性和核对测试质量以及数据资料的整理都是十分重要的,分析测试数据的有效位数应与测试系统的准确度相适应,在记录测试数据时,只保留一位可疑数字;

2、采用标准曲线时,至少有5个点,最高点和空白要双样平行,绘制标准曲线或直接用回归方程计算;

3、各种仪器,设备及玻璃量器的校正值均参与数据处理。

第十五条 现场流行病学实验、新药成药性试验、药物安全性评价、药物临床试验、临床方案或技术的多中心研究、临床新技术应用推广研究等对原始记录有特殊要求的科学研究课题,应在本《细则》基础上,同时参照相应国家、军队和行业标准、规定和规范执行。

第十六条 社会科学、军事学、教育学等其他科学研究,其原始记录的格式和要素,由相应责任单位讨论参照《本细则》另行拟定,应严格遵循所在领域科学研究基本准则,并确保符合本行业标准和规范,保证内容详实、记录真实、引用规范、产权明晰。

第十七条 涉及医学伦理(含动物伦理)的研究,应同时保存相关伦理审查证明材料及批复意见。

第四章  原始记录的归档和保存

第十八条 《原始记录本》统一由学校科研部印制,由各单位科研管理部门编号发放,编号规则参照《第四军医大学科学研究原始记录本编号规则》(附件1)执行,并应登记造册存档,记录课题名称、负责人及记录人等对应信息。一个科学研究原始记录本,原则上只能用于一个课题的记录,不可多个课题同时混用一本记录本。

第十九条 承担科学研究和研究生培养任务的各科室,应将《原始记录本》纳入科研归档必需内容,列入移交重要资料清单。涉及军事秘密或技术秘密的《原始记录本》应存入保密档案柜,并指定管理责任人。《原始记录本》正本原则上应由科室长期保存,当遇到强制要求上缴《原始记录本》正本的情况时,科室应留存复印件,保证科研资料完整性和可溯源性。

第二十条 《原始记录本》正本应在科研课题完成结题验收或研究生毕业后一个月内上交科室归档编号管理,经相关责任人批准,实验室及科技人员可保留复印件。但涉及军事秘密或技术秘密的科研原始记录本,需经相关责任人、所在单位或学校逐级审批,否则不得复印、私下保留或带离学校。

第五章  原始记录的审核监督

第二十一条 科学研究原始记录的第一记录人对记录的真实性、完整性、可溯源性负直接责任,是原始记录审核监督的直接责任人。课题负责人、研究生导师或论文通讯作者是原始记录审核监督的第一责任人,是相关知识产权的第一受益者,同时承担由于原始记录违规、违纪或违法的主要学术监管及法律责任。与成果奖励、专利、论文等相关的知识产权受益人,如论文共同作者、成果完成人、专利发明人等,应对其提供的主要贡献点的原始记录负责,承担相应责任。

第二十二条 科室、各部院系领导和业务管理部门对本单位科学研究原始记录负有定期检查、审查和监督的权利和义务,应参照《第四军医大学科学研究原始记录检查监督评分表》(附件2),定期组织科研原始记录全面自查和抽查,及时发现问题,提出整改意见。对发现涉嫌严重违纪、违法的现象,应及时上报学校科研主管部门。

第二十三条 学校科研部是学校科学研究原始记录审核监督的业务主管部门,负责全校科研原始记录的检查、审核与监督。科研部在组织课题中期检查或任务验收时,应同时组织科研原始记录信息检查,对研究成果中的重要数据和结论进行可溯源性核查,及时发现问题和处理问题。

第二十四条 学校科学技术委员会是学校原始记录审核监督的最终仲裁机构,负责对检查、举报等涉及的可能学术不端行为进行调查取证,对原始记录中是否存在捏造数据、虚设结论、编造记录等现象予以定性鉴定,提出处理建议,直接向学校首长和党委负责。

第二十五条 对学校最终认定的原始记录造假、涉嫌学术不端的主要责任人,学校将按相应程序审核报批,给予相关责任人责令整改、内部批评、通报批评、暂停申报资格等处罚。情节特别严重,影响学校声誉,甚至造成不良后果的,可给予相关责任人降级降职、撤职、解聘、开除等行政处罚,涉嫌违法的移送司法机关处理。

第六章  附则

第二十六条 本细则适用于所有以第四军医大学为科研平台开展科学研究的人员,含现役军人、非现役文职、研究生(含共同培养)、在校学员、合同制聘用人员以及进修人员等。

第二十七条 本细则自颁布之日起执行,解释权归学校科研部。

附件1

第四军医大学科学研究原始记录本编号规则

科研原始记录本编号采取字母与数字混合编号原则编制,共20位编码:第1~6位为共有编号,即“FMMU-KY”,表示第四军医大学科研档案,第7~20位分别表示记录本启用日期、项目来源、单位、科室和流水号。

示例:FMMU-KYA-JC01-201501001,表示第四军医大学科研档案,国家级科技计划—基础部生理学教研室—2015年01月启用/基础部第001本。

类别

FMMU-KY

表示档案类别

来源

第7位

课题来源:

A-国家级科技计划(科技重大专项、国家部委专项)

B-军队级科技计划(全军计划、军队专业计划)

C-省级科技计划

D-校级科技计划

E-部院系级科技计划

F-横向合作研究课题

G-其他自选课题

单位

第8-9位

所有部院系(拼音代码):

ZS-学校机关及直属

JC-基础部

KY-航空航天医学系

YG-生物医学工程系

YF-军事预防医学系

YX-药学系

HL-护理系

XL-心理系

QK-全科医学系

XJ-西京医院

TD-唐都医院

KQ-口腔医院

QT-其他单位

科室

第10-11位

各单位科室编制序列自编号,示例:01-生理学教研室

年度

第12-15位

启用年份,示例:2015

月份

第16-17位

启用月份,示例:01~12

流水号

第18-20位

各部院系总流水号,按001-999编号

附件2

第四军医大学科学研究原始记录检查监督评分表

被检查人姓名:检查专家姓名:

项目

项目要求

分数

评分

记录本

外观整洁、完好

5分

无撕毁,缺页、空页、错页

5分

记录规范

书写规范,字迹工整,使用钢笔或签字笔书写

10分

英文缩写应符合规范,首次出现时必须用中文加以注释;实验记录中属译文的应当注明其外文名称

5分

专业术语规范,计量单位采用国际标准单位

5分

实验图像与文字记录对应,粘贴图像合乎规范

20分

记录内容

实验记录内容完整、要素齐全,包括实验名称、时间、材料、结果等

30分

记录时间

实验记录书写及时,能客观反应实验进度

10分

自我监督

课题负责人、导师等至少每两个月检查一次实验记录本,并签署检查意见

10分

总分

100分

意见建议:

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